PLAN: Comment traduire les opérations économiques de l'entreprise?
L'activité économique de l'entreprise: des flux physiques et des flux monétaires
- Les différentes formes de l'activité économique de l'entreprise.
- Le contrat de vente.
- La nature des différents flux.
Le décalage dans les flux et les délais de paiement
La traduction comptable des flux; le principe de la partie double
- Les opérations avec délais de paiement.
- Les opérations au comptant.
Le compte
- Les intitulés de compte.
- La représentation en partie double.
Le journal
SYNTHESE: Comment traduire les opérations économiques de l'entreprise?
L'entreprise doit pouvoir consulter l'ensemble de ses activités économiques afin de connaître le montant exact de ses achats et de ses ventes, ainsi que l'état actuel de sa trésorerie, de ses créances encaissables et de ses dettes décaissables. Le système d'information financière a créé à cette fin l'enregistrement comptable au sein des comptes. Pour plus de lisibilité et de facilité d'analyse des opérations, il a introduit le journal. Toutes les opérations comptables sont retranscrites quotidiennement et par ordre chronologique dans ce document.
L'activité économique de l'entreprise: des flux physiques et des flux monétaires
Les différentes formes de l'activité économique de l'entreprise
L'activité économique d'une entreprise peut prendre plusieurs formes:- Produire des biens afin de les vendre (c'est un producteur);
- Acheter des biens pour les revendre en l'état (c'est une entreprise commerciale);
- Effectuer un travail (c'est alors un prestataire de services).
Le contrat de vente
L'entreprise entre en relation avec divers partenaires, parmi lesquels des clients et des fournisseurs. Elle achète des biens et des services à ses fournisseurs, et vend le fruit de son activité à ses clients.
Juridiquement, elle est liée par un contrat dans lequel elle est tantôt acheteur, tantôt vendeur. Le contrat manifeste un accord entre les deux parties. Les obligations liant vendeurs et acheteurs sont réciproques. Ce contrat prévoit, en effet, le transfert de propriété d'un bien (il est alors qualifié de contrat de vente) ou la réalisation d'une prestation de services (contrat d'entreprise) contre le paiement du prix.
Un contrat n'est pas forcément matérialisé.La nature des différents flux
L'activité de l'entreprise engendre un ensemble de flux réciproques, c'est-à-dire des transferts entre agents économiques. Il s'agit:
- Des fournitures de biens et services, appelées flux physiques;
- Contre des paiements, appelés flux monétaires.
Pour une opération donnée, les flux d'entrée ont toujours un montant total équivalent aux flux de sortie.
Achat: Flux physique des biens
Fournisseur: origine du flux.Entreprise: destination du flux.
Achat: Flux monétaire (euros)
Entreprise: origine du flux.Fournisseur: destination du flux.
Vente: Flux physique des biens ou de services
Entreprise: origine du flux.Client: destination du flux.
Vente: Flux monétaire (euros)
Client: origine du flux.Entreprise: destination du flux.
L'acte d'achat correspond à deux flux: le flux physique, matérialisé par la livraison du bien ou la réalisation de la prestation de services, et le flux monétaire, lié au règlement du prix fixé.
- Achat de 1 000 € de marchandises à un fournisseur: flux physique (flux d'entrée).
- Règlement de la somme de 1 000 € au fournisseur: flux monétaire de contrepartie (flux de sortie).
Le décalage dans les flux et les délais de paiement
Les flux physiques et monétaires ne sont pas toujours concomitants. Il arrive fréquemment que l'entreprise accorde des délais de règlement à ses clients et qu'elle-même en bénéficie de la part de ses fournisseurs. Ces délais sont justifiés par la confiance dans le partenaire économique.
Depuis 2009, les entreprises peuvent proposer des délais de paiement à leurs clients professionnels dans la limite de 45 jours fin de mois ou de 60 jours à compter de la date d'émission de la facture. Ainsi, pour une facture en date du 5 mars, le règlement par le client pourra intervenir au maximum soit le 30 avril (5 mars + 45 jours = 19 avril, fin de mois = 30 avril), soit le 4 mai (5 mars + 60 jours = 4 mai).
En attente du règlement, l'entreprise a une créance sur son client ou une dette vis-à-vis de son fournisseur.
Afin de suivre l'ensemble de ses dettes et de ses créances et pouvoir prévoir les sorties et les entrées futures de trésorerie, elle dispose d'un outil appelé l'échéancier.
La traduction comptable des flux: le principe de la partie double
La comptabilité a pour objectif de retracer toute l'activité économique de l'entreprise. Elle doit donc prendre en compte l'ensemble des opérations entre l'entreprise et ses partenaires afin que l'information qu'elle diffuse soit exhaustive, fiable et à jour. Tout flux, physique ou monétaire, doit être transcrit en comptabilité.
Quel que soit le type de flux, son origine est la ressource et la destination correspond à l'emploi de cette ressource. C'est la raison pour laquelle on parle de partie double. Pour une même opération, la valeur des ressources est la même que la valeur de leur emploi.
Les opérations avec délais de paiement
Pour ces opérations, les flux physiques et monétaires sont dissociés dans le temps. L'achat est un emploi pour l'entreprise. Il sert au fonctionnement de l'entreprise.
Lors de l'achat, seul le flux physique est constaté. Le fournisseur est la ressource puisqu'il permet l'obtention du bien ou du service. Il est également l'origine du flux physique à destination de l'entreprise.
Lors du paiement, la trésorerie (banque ou caisse) de l'entreprise sera la ressource permettant l'extinction de la dette due au fournisseur. Le flux monétaire a pour origine la trésorerie de l'entreprise (compte bancaire ou espèces) et pour destination le fournisseur.
Une entreprise achète des marchandises pour 1 000 € et règle son fournisseur un mois après l'achat. Cette opération comporte deux flux:
- Un flux physique de marchandises de 1 000 € dont l'origine est le fournisseur (il est la ressource pour l'achat) et la destination est l'entreprise dans son acte d'achat (il est l'emploi de la ressource, son utilisation);
- Un flux monétaire de règlement pour 1 000 € dont l'origine est le compte bancaire de l'entreprise (ressource pour le paiement) et le destinataire est le fournisseur (l'emploi de la ressource bancaire).
L'entreprise doit 1 000 € au fournisseur jusqu'au paiement intégral; cette ressource fournisseur doit apparaître dans la comptabilité tant que celui-ci n'est pas intégralement payé.
Inversement, la vente est par essence une ressource pour l'entreprise.
- Lors de la vente, le flux physique a pour origine l'entreprise et pour destination le client. L'emploi est la créance détenue par l'entreprise sur son client.
- Lors du paiement, le flux monétaire aura pour origine le client et pour destination la banque ou la caisse de l'entreprise dans le cas d'un règlement en espèces. Le client devient ressource de l'alimentation du compte bancaire.
Les opérations au comptant
Pour ces opérations, les flux physiques et monétaires sont simultanés.- Pour les achats, la trésorerie de l'entreprise est une ressource destinée à régler immédiatement l'achat.
- Pour les ventes, la trésorerie de l'entreprise est destinataire du flux monétaire, elle est l'emploi de la ressource vente.
La ressource et l'emploi de chaque flux constituent des informations chiffrées dont la valeur est portée dans la comptabilité de l'entreprise. Afin de les identifier, l'entreprise doit créer un degré d'information supplémentaire: le compte.
Le compte
Les intitulés de compte
Le compte est un centre d'information sur un élément de l'entreprise. La représentation comptable d'une opération se fera par un jeu de deux comptes minimum: l'un pour le départ du flux, l'autre pour sa destination.
Le compte peut être identifié grâce à son intitulé, qui doit permettre de connaître, de façon certaine, l'élément en présence.
- Intitulés de comptes pour les flux relatifs à l'opération d'achat de marchandises: Achats de marchandises, Fournisseurs, Banque.
- Intitulés de comptes pour les flux relatifs à l'opération de vente de marchandises: Ventes de marchandises, Clients, Banque.
La représentation en partie double
En application du concept de partie double, le compte est divisé en deux colonnes car il peut être, selon l'opération, soit l'origine du flux (inscrite, par convention, dans la colonne de droite), soit sa destination (colonne de gauche).
- La partie droite est appelée crédit, à l'image de la créance dont dispose le fournisseur sur l'entreprise, dans l'attente de son règlement.
- Par opposition, la partie gauche est appelée débit.
Le crédit d'un compte est le départ du flux physique ou monétaire; il est également une ressource pour l'entreprise.
Le débit d'un compte est l'arrivée du flux; il est également l'emploi de la ressource de l'entreprise.
Pour un achat de 1 000 € payable à échéance: le compte Fournisseurs est à l'origine du flux physique de l'achat total de marchandises pour 1 000 €. Il est ensuite destinataire d'un flux financier de 1 000 € pour règlement partiel. Les comptes inscrivent successivement les montants suivants:
Débit
Au moment de l'achat.Achats de marchandise: Au moment de l'achat: - 1000 euros.
Lors du réglement.Fournisseurs: Lors du réglement: - 1000 euros.
Crédit
Au moment de l'achat.Les Fournisseurs: Au moment de l'achat: + 1000 euros.
Lors du réglement.La Banque: Lors du réglement: + 1000 euros.
Le solde du compte Fournisseurs est créditeur jusqu'au paiement intégral du prix de la transaction. Lors du règlement, il est soldé.
Lors de l'achat:- Le compte Achats de marchandises est l'emploi. La ressource fournisseurs permet d'acheter la marchandise;
- Le compte Fournisseurs reflète dans son solde 1 000 €, la dette restant due par l'entreprise.
- Le compte Fournisseurs est l'emploi et le compte Banque est la ressource permettant d'éteindre la dette;
- Le compte Banque de l'entreprise est mouvementé de 1 000 € au crédit. Cela signifie que l'entreprise effectue un règlement grâce à un moyen de paiement bancaire (carte bancaire ou chèque). Ce règlement diminuera d'autant le montant détenu par l'entreprise à sa banque.
Pour une vente totale de 1 645 € dont 650 € sont à échéance et 995 € sont payés directement au moyen de chèques, cartes bancaires et espèces:
- Le compte Ventes de marchandises est une ressource pour l'entreprise. Il est l'origine du flux physique qui part de l'entreprise pour aller vers le client;
- Le compte Clients est l'emploi de la ressource pour les ventes à échéance;
- Les comptes Caisse et Banque sont l'emploi de la ressource pour les encaissements au comptant. Ces deux comptes sont destinataires du flux monétaire concomitant à la vente.
Ventes de marchandises
Ventes totales.En crédit: + 1645 euros.
Clients
Dont à échéance.En débit: - 650 euros.
Banque
Dont à comptant.En débit: - 650 euros.
Caisse
Dont à comptant.En débit: - 330 euros.
- Le compte Clients est débiteur de 650 €, il reflète la créance qu'a l'entreprise sur son client.
- Le compte Banque bénéficie d'une rentrée d'argent qui va alimenter le compte de l'entreprise.
- Le compte Caisse bénéficie également d'une rentrée d'argent pour un montant de 330 €.
- Le compte Clients sera soldé lors du paiement intégral de la facture par le client.
Le journal
Les opérations de l'entreprise sont retranscrites quotidiennement dans un document obligatoire appelé livre journal.
À chaque opération correspond une écriture comptable qui se présente ainsi:- Date.
- Emplois: Comptes débités - Débit - Montants en euros.
- Ressources: Comptes crédités -crédit - Montants en euros.
- Libellé.
Le journal sert de mémoire à l'entreprise. Il permet de récapituler toutes les opérations passées et actuelles de l'entreprise au fur et à mesure des enregistrements.
Il est tenu grâce à des progiciels incluant des masques de saisie. Le paramétrage des comptes Clients et Fournisseurs permet le calcul des dates d'échéance de façon automatisée.
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- Le paramétrage des comptes.
- Les comptes Clients.
- Les comptes Fournisseurs.
- le flux physique.
- Achats de marchandises.
- Intitulés de comptes pour les flux relatifs.
- L'opération de vente de marchandises.
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