Chapitre 3: Comment analyser le processus achat/vente de biens et de services?

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PLAN: Comment analyser le processus achat/vente de biens et de services?

Les documents liés au cycle d'exploitation:

  • Le cycle d'exploitation.
  • La diversité des documents du processus achat/vente.

La taxe sur la valeur ajoutée:

  • Définition.
  • Les différents taux de TVA.
  • Le mécanisme de la TVA.

Le coût d'entrée d'un bien ou d'un service:

  • Les réductions commerciales.
  • Les frais accessoires sur achat.

Les principes de l'enregistrement comptable:

  • Les comptes.
  • L'enregistrement comptable des factures de doit.
  • L'enregistrement comptable des factures d'avoir.
  • Les conséquences des opérations commerciales sur le compte Fournisseur et sur le compte Client.
  • Le règlement du solde.

SYNTHESE: Comment analyser le processus achat/vente de biens et de services?

L'activité d'exploitation de l'entreprise correspond au métier de l'entreprise. Pour son exploitation, l'entreprise noue des relations tant au niveau de ses clients pour les ventes que de ses fournisseurs pour ses achats. Elle a pour but de produire de la valeur ajoutée par la marge créée entre ses ventes et ses achats. L'État taxe cette création de richesse par la TVA. L'entreprise est garante de l'information comptable qu'elle diffuse. Elle doit donc retranscrire l'ensemble de ses opérations dans ses comptes.

Les documents liés au cycle d'exploitation:

Le cycle d'exploitation.

Le cycle d'exploitation représente l'ensemble des opérations de l'activité productive de l'entreprise depuis la détection du besoin du client jusqu'à sa satisfaction. Il regroupe toutes les opérations d'achat et de vente nécessaires à son activité économique. Pour vendre, l'entreprise doit au préalable acheter.

  1. Une entreprise qui commercialise des vêtements doit au préalable constituer un stock important en vêtements de différentes tailles et de différents modèles afin d'offrir à ses clients un choix suffisant.
  2. Une entreprise qui produit des pièces métalliques à la commande doit au préalable s'approvisionner en matières premières.
  3. Une entreprise prestataire de services doit au préalable acheter des fournitures.

Le cycle d'exploitation fait que les achats précèdent les ventes. Cette situation implique un décalage de trésorerie, le règlement des achats intervenant généralement avant l'encaissement des ventes.

Les documents liés au cycle d'exploitation sont, d'une part, les documents commerciaux et, d'autre part, les documents relatifs aux règlements.

La diversité des documents du processus achat/vente.

L'entreprise dispose d'un ensemble de documents qui la lient avec ses clients et ses fournisseurs dans ses opérations de vente et d'achat. Certains documents sont obligatoires; ils obéissent donc à des règles légales et font l'objet d'un enregistrement au journal de l'entreprise. Les documents qui ne sont pas obligatoires répondent à des besoins de gestion de l'entreprise.

La chronologie des événements liés à la facturation:

Le client cherche le fournisseur le plus compétitif grâce à des demandes de devis puis il conclut la vente. Celle-ci correspond à un flux physique de biens ou de services qui a pour origine le fournisseur et pour destination le client.

Il se peut qu'à la livraison, des problèmes apparaissent sur la nature ou l'état des biens livrés ou des prestations fournies. La facture peut aussi receler des erreurs. Le client formule alors une réclamation auprès de son fournisseur.

La réclamation est suivie de l'établissement d'un avoir par le fournisseur qui symbolise un nouveau flux physique dont l'origine est le client et le destinataire est le fournisseur. L'avoir rectifie les relations commerciales constatées dans la facture. Il est établi en faveur du client.

Enfin, le client effectue le règlement, qui peut se faire au comptant, c'est-à-dire au moment de la facturation, ou intervenir plus tard, en fonction des délais accordés par le fournisseur.

De la demande du client à la facturation de la vente.

Chez le client:
  • Demande de devis.
  • Acceptation du devis / Rédaction d'un bon de commande.
Chez le fournisseur:
  • Réalisation du devis.
  • Réception de la commande.
  • Traitement de la commande et livraison.
Départ du flux physique et Arrivée du flux physique.
  • Chez le fournisseur: Édition du bon de livraison et de la facture.
  • Chez le client: Réception de la livraison, de la facture et signature du bon de livraison.
  • Enregistrement de la facture d'achat chez le client.
  • Chez le fournisseur: Réception du bon de livraison.
  • Enregistrement de la facture de vente chez le fournisseur.

Les Enregistrements comptables: À ce stade, les factures de doit sont les seuls documents à enregistrer au journal de l'entreprise. Elles symbolisent le flux physique. Le flux physique de biens ou de services part de chez le fournisseur pour arriver chez le client.

Le traitement des réclamations éventuelles du client.

Départ du flux physique et Arrivée du flux physique.
  • Chez le client: Réclamation.
  • Chez le fournisseur: Traitement de la réclamation.
  • Chez le fournisseur: Édition d'une facture d'avoir.
  • Enregistrement de l'avoir chez le fournisseur.
  • Chez le client: Réception de la facture d'avoir.
  • Enregistrement de l'avoir chez le client.

Le flux lié à la réclamation est à destination du fournisseur, à l'image d'un retour de livraison. L'avoir modifie la relation, il s'enregistre en comptabilité.

Le règlement du client.

Départ du flux monétaire à l'Arrivée du flux monétaire:
  • Chez le client: Chèque, espèces, virement.
  • Enregistrement du règlement chez le client.
  • Chez le fournisseur: Réception du réglement.
  • Chez le fournisseur: Enregistrement de l'encaissement chez le fournisseur.

Les Enregistrements comptables: Le flux monétaire est à destination du fournisseur. Tout flux monétaire s'enregistre au journal de l'entreprise.

Les documents commerciaux nécessaires à une bonne gestion:

L'entreprise doit gérer ses commandes clients ainsi que ses approvisionnements auprès de ses fournisseurs. Elle doit déclencher à temps sa production pour satisfaire les exigences de ses clients sans se trouver en rupture de stock.

Le devis permet au client de connaître le prix de la prestation de services ou du bien et de comparer les offres des différents fournisseurs. Tant qu'il n'est pas signé par le client, il n'engage que le fournisseur. Aucune production n'est lancée à ce stade. L'entreprise se trouve en situation de concurrence et peut être amenée à revoir les conditions qu'elle a fixées, notamment celles liées au prix, aux délais ou à la qualité.

Le bon de commande permet au fournisseur de déclencher la production. Il matérialise le contrat de vente. Un devis signé du client peut également matérialiser le contrat de vente.

Le bon de livraison est signé par le client. Il établit la preuve de la délivrance du bien.

Les documents commerciaux obligatoires:

La facture est le seul document obligatoire du cycle d'exploitation. Il existe deux types de facture: les factures de doit et les factures d'avoir. Seuls ces documents s'enregistrent en comptabilité.

La facture de doit:

Il s'agit du seul document obligatoire du processus d'achat/vente. Elle est établie par le fournisseur en deux exemplaires: l'un est destiné au client, l'autre est conservé par l'entreprise. La facture doit faire l'objet d'un enregistrement comptable chez le client en tant qu'achat, et chez le fournisseur en tant que vente.

La facture est une pièce justificative au niveau juridique. Elle atteste de la vente réalisée avec le client et en chiffre le montant. En tant que document obligatoire, son formalisme est précis et un certain nombre de mentions sont rendues obligatoires par le Code de commerce. Une fois établie, elle ne peut pas être modifiée.

L'émetteur du document est le fournisseur, il figure en haut à gauche du document.

Le document ci-dessus permet d'analyser les rapports commerciaux entre les partenaires. Il s'agit d'une vente pour la société Avenir et d'un achat pour l'entreprise Home Diffusion.

Outre l'identification des partenaires, de la date et du numéro de facture, ce document comptable mentionne de façon obligatoire:

  • La quantité de biens et leur dénomination précise;
  • Le prix unitaire hors taxes (HT), les réductions commerciales accordées, le montant net commercial (net de toute remise commerciale) ainsi que le montant et le taux de TVA applicable;
  • La date de règlement;
  • Le montant net à payer, c'est-à-dire la somme due par le client.
La facture d'avoir:

Elle est établie par le fournisseur en faveur du client, notamment lorsque ce dernier retourne le bien acheté ou qu'il y a eu une erreur de facturation. Elle permet de constater la modification de la relation formalisée par la facture de doit et permet une annulation partielle ou totale de la vente initiale. Les mentions obligatoires sont les mêmes que pour la facture. Cependant, le document doit clairement indiquer qu'il s'agit d'un avoir et que le montant total est en faveur du client.

Le document ci-dessus permet d'analyser la modification des rapports commerciaux entre les entreprises. La société Avenir établit un avoir à Home Diffusion en raison d'un retour de deux tables de chevet. Le document est intitulé Avoir et indique le montant diminuant sa dette en Net à votre crédit. La dette envers le fournisseur est la suivante: 1 938,72 – 107,64 = 1 831,08 €.

La diversité des documents de règlement:

Les documents diffèrent selon le mode de règlement. Les règlements en espèces sont constatés par des pièces de caisse.

Les règlements par la banque peuvent être constatés par:
  • Les chèques et les remises de chèques;
  • Les virements lorsque l'ordre de paiement émane du débiteur;
  • Les prélèvements lorsque l'ordre de paiement émane du créancier;
  • Les titres interbancaires de paiement (TIP) que le fournisseur adresse au client en même temps que la facture et que le client doit retourner signé.

Home Diffusion règle la somme due à son fournisseur le 15 juin par chèque. Le montant du chèque est de 1 831,08 €. Il solde la dette envers la société Avenir.

La taxe sur la valeur ajoutée:

Définition.

La TVA est un impôt indirect qui frappe la consommation finale. Cette taxe est collectée par l'entreprise auprès de ses clients pour être reversée à l'État, déduction faite de la TVA qu'elle a payée à ses fournisseurs. Le montant ainsi que le taux de TVA figurent de façon obligatoire sur les factures.

Les différents taux de TVA.

Il existe quatre taux différents de TVA:
  • Le taux normal de 20,60 % s'applique à la majorité des biens et des prestations de services;
  • Le taux intermédiaire de 7 % s'applique notamment à la restauration à emporter ou sur place, au transport de voyageurs et aux travaux de rénovation d'un logement ancien d'un particulier;
  • Le taux réduit de 5,5 % s'applique notamment aux livres et aux biens et services considérés comme étant de première nécessité tels que les produits alimentaires (sauf confiserie, chocolat, matières grasses animales, caviar, taxés à 20,60 %), les boissons non alcoolisées, l'eau ou les abonnements relatifs aux livraisons de gaz et d'électricité;
  • Le taux particulier de 2,1 % s'applique notamment aux médicaments remboursables par la Sécurité sociale.

Le mécanisme de la TVA.

L'entreprise est un collecteur d'impôt, elle facture la TVA sur les ventes. Cependant, dans la mesure où elle-même acquiert des biens et des services, elle est en droit de déduire de la TVA collectée, la TVA qu'elle règle à ses fournisseurs. Ainsi, la TVA à reverser à l'État prend en compte la TVA collectée auprès des clients et la TVA déductible sur les achats.

TVA collectée – TVA déductible sur achats = TVA à reverser à l'État.

Une entreprise commercialise des meubles. Elle vend pour 10 000 € HT de marchandises pendant le mois. Dans le même temps, elle achète auprès de l'ensemble de ses fournisseurs pour 6 000 € HT. L'ensemble des opérations est taxé à 20,60 %.

  • TVA collectée auprès des clients: 10 000 × 20,60 % = 2 060 €.
  • – TVA déductible sur les achats: 6 000 × 20,60 % = – 1 236 €.
  • = TVA à reverser à l'État 824 €.

Le coût d'entrée d'un bien ou d'un service:

Le coût d'entrée, encore appelé coût d'achat, ne prend pas en compte la TVA mentionnée par la facture. Il doit être net de toutes réductions commerciales et tenir compte des frais accessoires comme les frais de livraison ou de transport.

Les réductions commerciales.

L'entreprise peut bénéficier de réductions commerciales telles que les rabais obtenus en cas de défaillance du fournisseur (retard de livraison, biens défectueux ou abîmés), les remises (réductions liées à une commande en nombre) ou les ristournes (réductions obtenues sur les quantités commandées sur une période).

Ces réductions sont mentionnées sur la facture et, selon le plan comptable général, le coût d'acquisition doit être déterminé toutes déductions déduites. Seul le montant net commercial doit être pris en compte dans la détermination du coût d'entrée.

Les frais accessoires sur achat.

Il s'agit principalement des frais de transport mais ils peuvent également correspondre à des frais d'assurance ou de rémunération d'intermédiaires. Ils augmentent le coût d'entrée.

Le coût d'entrée doit être clairement identifié par l'acheteur afin de permettre le calcul de la marge et de ne pas vendre à perte.

  • Facture de doit – Achat de marchandises (net commercial) 1 546 €.
  • Frais de transport 75 €.
  • Retour de marchandises – 90 €.
  • Coût d'entrée net 1 531 €.

Les biens achetés ne pourront être vendus à un prix inférieur à ce coût d'entrée, sauf à dégager une perte pour Home Diffusion.

Les principes de l'enregistrement comptable:

Les comptes.

Le plan comptable général définit un certain nombre de comptes selon leur nature pour les enregistrements.

Toute facture s'enregistre en comptabilité, en tant qu'achat chez le client et en tant que vente chez le fournisseur.

Les comptes les plus fréquents pour les achats sont les suivants:
  • Achats stockés de matières premières: Achat de biens entrant dans la composition d'un produit fabriqué par l'entreprise.
  • Achats stockés d'autres approvisionnements: Achat de biens que l'entreprise stocke.
  • Achats de marchandises: Achat de biens que l'entreprise achète et revend sans transformation.
  • Achats non stockés de matières et fournitures: Achat de fournitures tels que les consommables de bureau, l'eau ou encore l'énergie.
  • Transport sur achats: Pour les frais accessoires de transport.
  • Locations:Pour la location de biens immobiliers lorsque l'entreprise n'est pas propriétaire de ses locaux ou encore si elle loue des biens mobiliers.
  • Entretien et réparation: Pour l'entretien d'un véhicule, d'une machine ou pour le local de l'entreprise.
  • TVA sur autres biens et services: Pour le montant de TVA indiqué sur la facture. Cette TVA est déductible..
  • Fournisseur: Pour le montant total à payer indiqué sur la facture.

Les comptes, déterminés par le plan comptable général, relatifs aux ventes dépendent du type d'activité de l'entreprise.

  • Ventes de produits finis: Activité de production de biens nécessitant la transformation de matières premières.
  • Ventes de prestations de services: Activité de prestataire de services.
  • Ventes de marchandises: Activité commerciale: vente de biens achetés sans transformation.
  • Ports et frais accessoires facturés: Pour les frais facturés sur la facture.
  • TVA collectée: Pour le montant de TVA indiqué sur la facture.
  • Clients: Pour le montant total à payer indiquer sur la facture.

L'enregistrement comptable des factures de doit.

La facture de doit matérialise un flux physique de biens ou de services.

Règles de comptabilisation.
Toutes les écritures doivent obligatoirement être équilibrées: DÉBIT = CRÉDIT.

L'achat et la vente s'enregistrent hors taxes et net de toute remise commerciale. Les réductions commerciales (rabais, remises, ristournes) ne s'enregistrent pas en comptabilité.

Les frais accessoires, lorsqu'ils existent, s'enregistrent dans un compte spécifique.

La TVA est déductible pour le client et elle est collectée pour le fournisseur.

Les comptes Clients et Fournisseurs sont des comptes réciproques. Pour une même opération, le net à payer figure au débit du compte Clients dans la comptabilité du fournisseur et au crédit du compte Fournisseurs dans celle du client.

Analyse emploi/ressource.
Dans la comptabilité du client (enregistrement d'un achat):

La ressource est le fournisseur pour l'acheteur; elle permet l'achat grâce à l'octroi d'un délai de paiement. Le net à payer s'enregistre au crédit du compte fournisseur. Le client a une dette vis-à-vis de son fournisseur.

L'ensemble des éléments facturés figure au débit des comptes de charges par nature et de TVA déductible. Cet ensemble est l'emploi de la ressource, c'est-à-dire la façon dont est utilisé l'emploi.

Dans la comptabilité du fournisseur (enregistrement d'une vente):

La vente est une ressource pour le vendeur. Les comptes de ventes et le compte de TVA collectée figurent au crédit.

La ressource est employée par le client, le net à payer s'enregistre donc au débit de son compte. Le compte Client est débiteur à l'issue de la vente. Le fournisseur a une créance sur son client.

Analyse par les flux.
  • Chez le client: ACHAT.
  • Au débit figurent l'achat, les frais accessoires et la TVA déductible (le détail de ce qui est facturé): arrivée du flux physique.
  • Au crédit figure le fournisseur pour le net à payer: départ du flux.
  • Chez le fournisseur: VENTE.
  • Au débit figure le client pour le net à payer: arrivée du flux.
  • Au crédit figurent la vente, les frais accessoires, la TVA collectée (le détail de ce qui est facturé): départ du flux physique.
Schéma d'écriture de facture de doit.
Chez le client (l'achat):
  • Compte d'achat (montant de la réduction): Débit.
  • Transports sur achats (éventuellement): Débit.
  • TVA sur autres biens et services: Débit.
  • Fournisseur (montant total dû): Crédit.
  • Libéllé de l'écriture.
Éléments de la facture:
  • Net à payer.
  • Frais.
  • TVA.
  • Net commercial.
Chez le fournisseur (la vente):
  • Client: Débit.
  • Ventes HT: Crédit.
  • Ports et frais associés facturés: Crédit.
  • Libéllé de l'écriture.

L'enregistrement comptable des factures d'avoir.

L'avoir constate une modification de la relation commerciale en faveur du client (retour de biens achetés ou erreur commise dans la facturation). Il s'analyse comme une annulation partielle ou totale de la vente initiale. En conséquence, les flux s'inversent par rapport à ceux de la facture initiale.

Les comptes Clients et Fournisseurs étant réciproques, la facture d'avoir, établie en faveur du client, constate:

  • Une diminution de la dette vis-à-vis du fournisseur dans la comptabilité du client.
  • Une diminution de la créance dans la comptabilité du fournisseur.
Analyse emploi/ressource.

Dans la comptabilité du client, l'annulation partielle ou totale de l'achat est la ressource qui permet de diminuer la dette due au fournisseur et constatée par la facture; elle apparaît donc au crédit. Les comptes d'achats et de TVA déductible sont donc crédités avec pour contrepartie le débit du compte Fournisseurs qui correspond à l'emploi de la ressource.

Dans la comptabilité du fournisseur, la ressource constatée lors de la vente doit être annulée pour tout ou partie. Il convient donc de débiter les comptes de ventes et de TVA collectée. La créance sur le client est diminuée par le crédit du compte client.

Analyse par les flux.
  • Chez le client: retour de biens.
  • Chez le fournisseur: édition d'un avoir.
  • Au débit figure le fournisseur pour le montant total de l'avoir: arrivée du flux physique.
  • Au crédit figure l'annulation partielle de l'achat avec le montant hors taxes du retour et la TVA déductible: départ du flux physique.
  • Au débit figure l'annulation partielle de la vente avec le montant hors taxes et la TVA collectée: arrivée du flux physique.
  • Au crédit figure le client pour le montant total de l'avoir: départ du flux physique.
Schéma d'écriture de l'avoir pour retour.
Chez le client.
  • Fournisseur (montant de l'avoir): Débit.
  • Compte d'achat: Crédit.
  • TVA sur autre biens et services: Crédit.
  • Libéllé de l'écriture.
Chez le fournisseur.
  • Compte de vente: Débit.
  • TVA collectée: Débit.
  • Client: Crédit.
  • Libellé de l'écriture.

Les conséquences des opérations commerciales sur le compte Fournisseur et sur le compte Client.

Les comptes Fournisseur et Client présentent l'ensemble des relations commerciales qui lient l'entreprise avec son partenaire commercial.

Le montant du solde créditeur du compte Fournisseur correspond à la dette totale due par l'entreprise à son fournisseur. Le montant du solde débiteur du compte Client correspond à la créance totale de l'entreprise sur son client.

Le compte Fournisseur – Société Avenir chez Home Diffusion.
Chez Home Diffusion / Achat.
  • Une facture a été émise pour un montant de 1 938,72 €. Cependant deux tables de chevet ont été retournées par Home Diffusion pour une valeur TTC de 107,64 €.
  • Le solde Fournisseur doit refléter le montant de la dette restant due à un instant donné.
  • Les comptes Client et Fournisseur sont des comptes réciproques. Le client Home Diffusion doit bien à son fournisseur, la société Avenir: 1 938,72 – 107,64 = 1 831,08 €.
Chez Avenir / Vente.
  • Une facture a été émise pour un montant de 1 938,72 €. Cependant deux tables de chevet ont été retournées par Home Diffusion pour une valeur TTC de 107,64 €..
  • Le solde Client doit refléter le montant de la créance à un instant donné.
  • Les comptes Client et Fournisseur sont des comptes réciproques. Le client Home Diffusion doit bien à son fournisseur, la société Avenir: 1 938,72 – 107,64 = 1 831,08 €.

Le règlement du solde.

Le règlement permet l'extinction de la dette du client vis-à-vis de son fournisseur. Il solde les comptes Client et Fournisseur lorsque son montant correspond à la somme restant due.

Selon que le règlement se fait par espèces ou par des moyens bancaires, le compte à créditer sera soit le compte Caisse, soit le compte Banque.

Analyse par les flux: emploi/ressource.

Dans la comptabilité du client, la ressource permettant l'extinction ou la diminution de la dette fournisseur est la trésorerie. Le compte Banque ou Caisse est donc crédité par le débit du compte Fournisseur.

Dans la comptabilité du fournisseur, la ressource permettant d'alimenter la trésorerie est le client. Le compte Client est donc crédité par le débit du compte Banque ou Caisse.

Chez le client:
  • Règlement par chèque.
  • Au débit figure le fournisseur pour le montant total du paiement: arrivée du flux monétaire.
  • Au crédit figure le moyen de règlement (banque ou caisse): départ du flux monétaire.
Chez le fournisseur:
  • Encaissement du chèque.
  • Au débit figure le compte Banque ou Caisse selon le mode de paiement: arrivée du flux monétaire.
  • Au crédit figure le client pour le montant total du paiement: départ du flux monétaire.

Dans le schéma d'écriture des règlements, le règlement solde le compte Fournisseur et le compte Client.

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