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Chapitre 7: Le progiciel de gestion intégré organise les activités du système comptable.

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PLAN: Comment le progiciel de gestion intégré (PGI) et les progiciels de gestion permettent-ils d'organiser les activités au sein du système d'information comptable?

L'analyse du schéma fonctionnel de l'environnement technologique.

L'organisation des activités comptables et la conception du SI.

  • La base de données unique (BD).
  • Les apports de la base de données unique pour le SI comptable.

Les fonctionnalités du progiciel de gestion intégré (PGI) du SI comptable.

  • Des modules applicatifs du PGI en cohérence avec les besoins du SI comptable.
  • L'enrichissement de la base de données unique du SI comptable.
  • L'intégration des données et l'automatisation des tâches au sein du PGI.

La production et le lancement des états.

L'analyse de la répartition des missions à couvrir par le SI.

SYNTHESE: Comment le progiciel de gestion intégré (PGI) et les progiciels de gestion permettent-ils d'organiser les activités au sein du système d'information comptable?

La production d'informations comptables est l'aboutissement de la mise en commun des tâches de chacun des acteurs au sein de l'entreprise. L'environnement technologique dans lequel évolue l'entreprise est le socle sur lequel reposent ces interactions entre acteurs.

L'analyse du schéma fonctionnel de l'environnement technologique.

L'environnement technologique est constitué d'un ensemble d'éléments techniques, humains et organisationnels. Par les interconnexions de ses équipements et son accessibilité aux acteurs de l'entreprise, il possède les fonctionnalités nécessaires à un système d'information performant.

Le système d'information comptable doit contenir les données indispensables à la production de l'information comptable et financière. L'environnement technologique de l'entreprise, au travers de l'interconnexion des équipements sur lesquels travaillent les acteurs, constitue le moyen par lequel le système d'information comptable va être alimenté lors de chacune des étapes des processus comptables.

Le schéma fonctionnel de l'environnement technologique repose sur des éléments:
  • Techniques: les équipements interconnectés sont constitués d'ordinateurs, de serveurs et d'imprimantes.
  • Humains: ces équipements sont exploités par les utilisateurs afin de remplir les missions du système d'information comptable qui leur sont assignées.
  • Organisationnels: l'environnement technologique reflète l'organisation du système d'information comptable. On y retrouve le découpage des activités comptables, un accès personnalisé aux ressources présentes.

L'organisation des activités comptables et la conception du SI.

La base de données unique (BD):

Une base de données est un dispositif informatique qui permet de stocker un ensemble d'informations structurées et non indépendantes. On peut accéder, ajouter, modifier, supprimer, trier, traiter, partager ces données.

L'environnement technologique offre la possibilité de disposer d'une base de données unique accessible à tous les acteurs de l'entreprise en fonction de leurs besoins.

Chacune des actions menées à chaque instant par les utilisateurs de l'environnement technologique de l'entreprise va mobiliser la base de données du système d'information comptable au travers des progiciels comptables ou du PGI et contribuer ainsi à son enrichissement.

Les apports de la base de données unique pour le SI comptable:

Le système d'information comptable doit réaliser diverses activités: gestion des achats et des stocks, tenue de la comptabilité, gestion du personnel, gestion de la production. Ces activités ne peuvent être conduites qu'en disposant d'informations pertinentes, actualisées et disponibles.

Seule une base de données unique au sein de l'environnement technologique permet une mise à jour immédiate et une accessibilité performante pour tous les utilisateurs autorisés.

Le caractère unique de cette base de données conduit à éviter des saisies redondantes et à harmoniser le contenu des données disponibles. Chaque utilisateur peut ainsi, d'une part, agir sur ce dispositif, d'autre part, profiter d'une information homogène. Des gains de temps et de qualité de l'information en découlent.

Les fonctionnalités du progiciel de gestion intégré (PGI).

Les progiciels comptables et le progiciel de gestion intégré permettent de répondre aux besoins liés à la production d'informations du SI comptable.

Des modules applicatifs du PGI en cohérence avec les besoins du SI comptable:

Les activités du système d'information comptable couvrent des domaines variés:

Cette couverture fonctionnelle des ressources logicielles peut être assurée par:
  • Des progiciels de gestion distincts les uns des autres. Cette situation conduira à faire en sorte que les informations nécessaires au sein d'un domaine soient réintroduites dans un autre. Des problèmes de compatibilité, voire de perte d'informations, peuvent surgir. Chaque progiciel fonctionne alors avec sa propre base de données.
  • Un progiciel de gestion intégré qui assume la totalité des besoins au travers de modules. Les informations y circulent dans un univers totalement compatible. La base de données unique optimise les circulations d'informations et les mises à jour en temps réel des données entre les modules. Les processus comptables s'exécutent de façon fluide.

L'enrichissement de la base de données unique du SI comptable:

L'enrichissement de la base de données est le préalable à toute production d'informations comptables et financières.

Ainsi alimentés au quotidien, les progiciels comptables ou le PGI seront en mesure de produire des informations financières (journal, balance, documents de synthèse) afin d'analyser la situation de l'entreprise et de créer des outils de gestion pertinents.

L'intégration des données et l'automatisation des tâches au sein du PGI:

Les progiciels de gestion permettent, à partir d'un événement comptable initial, de traiter automatiquement toutes les conséquences de cet événement.

Un devis est un événement élémentaire qui va s'insérer dans un processus comptable qui se déroulera automatiquement depuis l'acceptation du devis jusqu'à l'enregistrement du règlement par le client et aura des répercussions sur le compte de résultat de l'entreprise.

Chaque étape peut être initiée et créée de façon autonome mais l'enchaînement automatique issu de l'intégration des données optimise le traitement de l'information concernée. L'environnement technologique de l'entreprise contribue ainsi à la performance de son SI comptable.

Chaque étape génère une distribution appelée intégration de l'information au sein du PGI conduisant à produire une nouvelle information.

La production et le lancement des états.

Les logiciels comptables et le PGI sont les outils logiciels utilisés pour mener à bien toutes les missions du système d'information comptable. Ces missions s'exécutent selon une organisation interne basée sur la notion de processus.

Les processus comptables constituent une succession d'étapes interdépendantes enclenchées les unes après les autres par un événement. La base de données unique est mobilisée tout au long de ces processus comptables.

La production et le lancement des états découlent des saisies effectuées en début de processus, de l'intégration des données au fil du processus, de la validation apportée à chacune des étapes et de la génération automatique des écritures comptables.

Les états sont alors disponibles. On y trouve traditionnellement des états périodiques (journaux, grand-livre, rapprochements bancaires, balances.) ainsi que des états de fin d'exercice (balance après inventaire, bilan, compte de résultat, les annexes).

L'analyse de la répartition des missions à couvrir par le SI.

Les progiciels spécialisés de gestion comptable et le PGI permettent de mettre en œuvre la répartition et la complémentarité des missions des acteurs de l'entreprise.

Ces missions se déclinent en:
  • Production d'une information: l'acteur qui créé un événement comptable participe à la production d'information comptable; Exemple. L'enregistrement d'une commande.
  • Contrôle d'une information: L'acteur qui valide une étape du processus comptable contribue au contrôle de l'étape validée, Exemple: la validation d'une facture va générer une écriture comptable. L'acteur qui valide un ensemble d'écritures comptables exerce un contrôle sur l'information. Exemple. La validation des journaux en fin d'exercice va permettre de clôturer l'exercice comptable.
  • analyse d'une information: l'acteur qui constate une situation particulière va déclencher une prise de décision; Exemple. Un client qui ne règle pas ses factures à l'échéance verra sa durée de crédit réduite lors d'une prochaine commande.
  • Conseil à partir d'une information: l'acteur qui constate une évolution des informations financières va conseiller une nouvelle orientation dans les prises de décision. Exemple. Une détérioration des résultats de l'entreprise va conduire l'équipe dirigeante à modifier ses prix, chercher de nouveaux clients, demander une augmentation des concours bancaires.

L'environnement technologique étant un axe structurant de la répartition et du partage des informations financières, il permet aux progiciels comptables et au PGI d'assurer toutes ces missions de façon collaborative.

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