Chapitre 9: Quels sont les enjeux de l'accueil et de l'intégration?

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PLAN: Quels sont les enjeux de l'accueil et de l'intégration?

Les enjeux de l'accueil et de l'intégration:

  • Les enjeux pour l'organisation.
  • Les enjeux pour le nouvel arrivant.

Les modalités de l'accueil et de l'intégration:

  • L'accueil.
  • L'intégration.

SYNTHESE: Quels sont les enjeux de l'accueil et de l'intégration?

L'accueil et l'intégration d'un nouveau collaborateur sont des étapes essentielles pour l'organisation.

Les enjeux de l'accueil et de l'intégration:

L'arrivée d'un nouveau collaborateur dans l'organisation est un moment clé, à la fois pour l'organisation et pour le collaborateur lui-même. La phase d'accueil est plus ou moins longue et plus ou moins structurée, selon les moyens et la culture de l'organisation.

L'accueil, individuel ou collectif, est adapté aux besoins du nouvel arrivant.

Les enjeux pour l'organisation.

Dans la continuité du recrutement, la phase d'accueil et d'intégration, si elle est bien conduite, doit permettre de:
  • Présenter l'organisation (histoire, culture, activités, structure, services.);
  • Faire découvrir l'environnement direct du poste de travail du nouvel embauché;
  • Fournir des repères professionnels (informations, formation, tutorat, prévention des risques.).

L'objectif est d'accompagner la prise de fonction afin de prévenir une démission prématurée. En effet, le départ d'un nouveau salarié nécessite la relance du processus de recrutement, souvent long et coûteux pour l'organisation.

Les enjeux pour le nouvel arrivant.

La mobilisation rapide du nouvel arrivant dépend beaucoup de la qualité de son accueil.

Il attend, lors de son arrivée dans l'organisation de:
  • Mieux comprendre son contexte de travail;
  • S'intégrer plus facilement dans l'organisation et l'équipe;
  • Etre plus rapidement opérationnel.
Tout nouveau collaborateur intégrant un groupe industriel devra être invité, quel que soit son poste, à visiter l'usine du groupe pour comprendre le processus de fabrication et ses contraintes.

Les modalités de l'accueil et de l'intégration:

L'accueil:

L'accueil peut être individuel ou collectif. Il doit favoriser, chez le nouveau salarié, une première impression positive qui lui donne envie de devenir acteur de l'organisation.

Une exploitation maraîchère du sud de la France emploie 12 salariés permanents, mais son effectif peut atteindre 180 salariés en saison. Elle a donc mis en place plusieurs journées d'accueil collectif des saisonniers.
L'accueil physique:

L'entreprise organise, de manière plus ou moins formelle, l'arrivée du nouveau collaborateur avec:

  • Un entretien d'accueil avec la hiérarchie; De nombreux groupes proposent des réunions ou petits déjeuners, notamment pour les cadres, accueillis à cette occasion par le plus haut niveau de la hiérarchie.
  • La préparation du poste de travail; Préparation d'un espace de travail, affectation d'un bureau.
  • La remise des outils de travail; Tenue de travail, protections de sécurité, ordinateur, téléphone portable, bipper.
  • La visite de l'organisation et du service d'accueil: elle permet au nouvel arrivant de situer les services, de découvrir le plan de circulation de l'organisation, de rencontrer les différents membres de l'organisation.
  • La présentation des interlocuteurs clés du nouvel embauché.
L'accueil administratif:
Le nouvel embauché est sollicité en vue de:
  • Finaliser les formalités d'embauche: signature du contrat de travail et ses annexes, information sur le règlement intérieur;
  • Prendre connaissance et signer les chartes en vigueur dans l'organisation (informatique, sécurité, éthique.) ou autres documents indispensables; Dans les organisations, les chartes sont de plus en plus nombreuses à réglementer certaines activités de travail comme les “chartes informatiques” visant à interdire, par exemple, l'utilisation des outils informatiques à des fins personnelles, pour des raisons de sécurité.
  • Recevoir des supports spécifiques. L'accès aux locaux des personnels de la Préfecture n'est possible qu'avec un badge personnel, notamment pour des raisons de sécurité.
Les supports d'accueil:

L'organisation met à disposition de ses nouveaux collaborateurs différents supports d'accueil:

  • Le livret d'accueil fournit des informations pratiques au nouvel arrivant, mais il permet également de communiquer sur les valeurs de l'organisation.
  • Le site Intranet de l'organisation dispose d'un espace d'accueil réservé aux nouveaux collaborateurs.
Cet espace dédié sur Intranet permet au nouvel arrivant d'avoir accès au livret d'accueil, à une visite virtuelle de l'organisation, une présentation des activités et des métiers, à des contacts, des documents administratifs.

L'intégration.

Dans le prolongement de l'accueil, l'intégration doit permettre au nouvel arrivant de devenir réellement un acteur de l'organisation susceptible de s'y impliquer pleinement. Deux modalités d'intégration peuvent être mises en place de manière complémentaire.

Le tutorat ou parrainage:

Le tuteur est une personne repère pour le nouvel arrivant, chargée de l'accueillir, l'informer, l'aider dans sa prise de fonction.

L'action du tuteur constitue:
  • Pour l'organisation: un outil de management, instituant une personne ressource au quotidien pour le nouveau collaborateur;
  • Pour le nouvel embauché: un accompagnement professionnel et humain favorisant une insertion réussie;
  • Pour le tuteur: une mission valorisante dont l'objectif est le partage de compétences.

Le tuteur est un collaborateur de l'organisation: il exerce sa fonction tutorale en plus de ses missions habituelles. Il dispose d'une expérience professionnelle reconnue et d'aptitudes à la pédagogie. Le tuteur peut être accompagné dans l'exercice de sa mission par une action de formation spécifique.

Dans certains cas, la réglementation rend le tutorat obligatoire.

Les contrats d'apprentissage prévoient l'accompagnement de l'apprenti par un maître d'apprentissage; les conventions de stage désignent un maître de stage. Un tuteur est également prévu dans le cadre du contrat de professionnalisation. Dans l'Éducation nationale, les professeurs sont accompagnés par un conseiller pédagogique tuteur au cours de leur année de stage ou lors d'un changement de corps.

Dans les autres cas, le tutorat est mis en place délibérément par l'organisation au profit des nouveaux entrants, dans un cadre plus ou moins formalisé.

Certaines branches d'activité professionnalisent le tutorat. Le secteur des travaux publics a relancé, par accord de branche du 8 décembre 2009, l'ordre des tuteurs des travaux publics (créé en 1996). Les entreprises de travaux publics peuvent solliciter l'inscription d'un salarié tuteur à l'ordre des tuteurs si celui-ci a suivi une formation spécifique de 4 jours. Des aides financières sont attribuées aux entreprises ayant inscrit un salarié à l'ordre des tuteurs; le tuteur inscrit bénéficie également d'une prime.

Le parcours d'intégration:

Complétant la phase d'accueil, le parcours d'intégration du nouveau collaborateur comporte des étapes permettant l'apprentissage de son rôle au sein de l'organisation.

Il peut comprendre:
  • Des entretiens individuels; Exemple. L'Oréal offre à chaque nouveau salarié un parcours d'intégration comprenant un programme individuel de rendez-vous et tables rondes en lien avec les fonctions exercées et leur environnement.
  • Une expérience terrain afin de permettre au nouvel embauché de connaître les métiers de l'entreprise; Exemple. Dans le groupe Michelin, les nouveaux embauchés suivent un stage au sein de la chaîne de production afin de comprendre le métier et le processus de production.
  • Une ou plusieurs périodes de formation adaptées aux missions du nouvel embauché; Exemple. Bouygues Construction propose des cursus de formation permettant aux nouveaux embauchés d'acquérir les savoir-faire et les méthodes du groupe.
  • Un entretien de fin de période d'essai, avec la hiérarchie ou un membre de la direction des ressources humaines, afin de réaliser un bilan avec le nouvel embauché.

Enseignement et formation pédagogiques