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Chapitre 7: En quoi l'information est-elle une ressource stratégique pour l'organisation?

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PLAN: En quoi l'information est-elle une ressource stratégique pour l'organisation?

De la donnée à la connaissance: un processus de création de valeur

  • De la donnée à l'information.
  • De l'information à la connaissance.
  • La valeur de l'information pour l'organisation.

Le rôle, l'accessibilité et les qualités de l'information

  • Le rôle de l'information.
  • L'accessibilité de l'information.
  • Les qualités de l'information.

Information et communication interne et externe

  • L'information ne doit pas être confondue avec la communication.
  • La communication de l'information peut être interne ou externe.

Enseignement et formation pédagogiques

SYNTHESE: En quoi l'information est-elle une ressource stratégique pour l'organisation?

De la donnée à la connaissance: un processus de création de valeur

De la donnée à l'information

Une donnée est une description élémentaire, souvent codée, d'une réalité. Exemple. 2118. Une information est un ensemble de données qui prennent un sens particulier pour un utilisateur. Exemple. Mon salaire brut est de 2 118 €.

Une donnée n'a aucune signification en soi mais, placée dans un contexte et éventuellement organisée avec plusieurs autres, elle peut devenir une information.

Cela signifie également qu'une même donnée, en fonction du contexte, pourra avoir des sens différents. Rouge est une donnée, mais elle devient une information si l'on précise son contexte: La couleur du support choisi par le client est rouge.

Rouge devient une information parce qu'on lui a associé un sens.

De l'information à la connaissance

Une connaissance est le résultat de l'appropriation et de l'interprétation des informations.

L'information peut devenir de la connaissance pour l'organisation à condition de la rendre exploitable, disponible et de l'interpréter. La connaissance issue de l'information exploitable devient ainsi une ressource pour l'organisation.

Transformer l'information en ressource est un véritable défi car:

  • 80 % des informations qui circulent dans une organisation seraient non structurées, voire tacites;
  • 20 % seraient structurées, voire explicites.
Cette transformation se fait en deux étapes:
  • La capitalisation des savoirs;
  • Le partage au sein de l'organisation afin de les rendre accessibles aux individus.

Connaissance tacite: elle est difficile à exprimer de façon formalisée car elle est subjective, liée à l'expérience personnelle ou à une pratique. Elle est donc difficilement exploitable et transmissible de manière automatisée. Exemple: savoir-faire d'un salarié expérimenté, connaissance de l'ensemble du processus de commande d'un produit par le gestionnaire des achats acquis au cours du temps.

Connaissance explicite: elle peut être formalisée et souvent explicitée par des concepts (exemple: modèles, manuels, procédures.). Elle est relativement facile à transmettre entre individus.

La valeur de l'information pour l'organisation

L'information est une ressource qui contribue à la création de valeur pour l'organisation:

  • Parce qu'elle contribue à l'atteinte de ses objectifs;
  • Parce qu'elle peut avoir une valeur marchande pour une autre organisation. La vente de fichiers clients, d'informations sur la santé financière d'entreprises partenaires.

Dans le programme de Sciences de gestion, il s'agit de rendre l'information exploitable, disponible et de l'interpréter;

La structuration, l'organisation et le stockage ne sont pas au programme. Mais les éléments suivants peuvent apporter un complément au professeur:

En réalité, une entreprise crée de la valeur en traitant de l'information (en particulier dans les sociétés de services). Mais cette information coûte beaucoup plus cher à concevoir que la valeur des quantités de données physiquement stockées. En effet, c'est le savoir qu'elle arrive à en retirer et sa bonne utilisation qui constituent une ressource essentielle à la survie de l'organisation.

L'organisation exploite ainsi des datawarehouses, c'est-à-dire des bases de données qui permettent de collecter, de mettre à jour quotidiennementet de stocker des informations provenant de ses bases de données opérationnelles afin de les exploiter dans le but de fournir une aide à la décision.

Elle utilise en complément le datamining, qui permet d'extraire, de manière automatisée, des savoirs et des connaissances à partir de ces grandes quantités de données.

La gestion des connaissances (en anglais, knowledge management) est donc un véritable enjeu pour l'organisation car elle permet de percevoir, d'identifier, d'analyser, d'organiser, de mémoriser et de partager des connaissances entre ses collaborateurs, en particulier les savoirs créés par l'organisation elle-même.

La manière d'expédier une commande dans une petite entreprise dont les salariés procèdent aux envois par simple habitude et non en suivant une procédure ne sera pas facile à comprendre par un nouveau salarié.

Le rôle, l'accessibilité et les qualités de l'information

L'organisation est quotidiennement confrontée à des choix plus ou moins décisifs, qui l'engagent à court, moyen ou long terme, mais avec pour objectif de dégager un profit durable. Seules les connaissances dont elle dispose lui permettent de réaliser ces choix.

Le rôle de l'information

Dans les processus de décision et de gestion, l'information a pour rôle:

  • De permettre de comprendre l'environnement; Informations relatives à la concurrence, aux évolutions réglementaires.
  • D'aider à la décision; En ce qui concerne les informations relatives au niveau des stocks, constater des excédents de stock pour certains articles conduit à la décision de les solder.
  • De coordonner l'action; La réunion de travail hebdomadaire d'une équipe projet permet d'ajuster l'ordre des interventions de ses différents membres.
  • De communiquer à l'interne et à l'externe. Une campagne de communication interne dans une usine sur les règles de sécurité dans les ateliers de production, la campagne de communication externe d'une association pour mieux faire connaître ses actions et collecter des fonds.

L'accessibilité de l'information

L'importante quantité d'informations qui circulent au sein d'une organisation nécessite qu'elles soient organisées et rendues accessibles, c'est-à-dire qu'il doit être possible de les retrouver et d'en disposer rapidement pour pouvoir prendre les bonnes décisions dans les meilleurs délais.

Les qualités de l'information

Les informations qui circulent dans une organisation peuvent aussi aisément devenir obsolètes et inexploitables.

Pour assurer la pérennité de l'organisation, il faut que chaque information soit de qualité. Cette qualité s'apprécie par rapport à la pertinence, la fiabilité, la précision et l'actualité de l'information.

  • Une information est pertinente lorsqu'elle répond au besoin de l'acteur.
  • Une information fiable est une information en laquelle le décideur peut avoir confiance.
  • Une information est précise lorsqu'elle ne donne lieu à aucune interprétation.
  • Une information est actuelle lorsqu'elle est suffisamment récente.

Ainsi, la valeur de l'information dépend de sa qualité et pas uniquement de sa quantité, la qualité d'une information se mesurant par rapport à sa pertinence, son exactitude, sa fiabilité, le fait qu'elle soit complète.

L'information, utilisée à bon escient, diminue le risque d'incertitude et permet à l'organisation d'anticiper sur les décisions à prendre. Elle devient alors un moyen de négociation et de renforcement des pouvoirs (entre celui qui a l'information et celui qui ne l'a pas).

L'importante quantité d'informations qui circulent au sein des organisations fait qu'elles doivent être organisées, analysées et rendues facilement accessibles et compréhensibles par tous pour pouvoir prendre les bonnes décisions dans les meilleurs délais. L'information est donc au cœur du système de gestion de l'entreprise.

Information et communication interne et externe

L'information ne doit pas être confondue avec la communication

Dès que l'information est destinée à un tiers, elle devient communication. Réaliser une présentation des ventes du mois lors de la réunion de la force de vente en prenant appui sur des données chiffrées et des graphiques.

L'information est donc le contenu de départ. Elle ne prend un sens que dans la relation à un ou plusieurs acteurs.

En conséquence, la communication est composée de deux éléments: l'information (le contenu) ET la relation établie avec celui qui s'en saisit.

La communication de l'information peut être interne ou externe

Une même information pourra être communiquée de manière différente en fonction de la cible visée. Elle pourra aussi être comprise de façon différente en fonction des acteurs impliqués.

  • La communication interne s'adresse aux personnels de l'organisation. Elle a pour principaux buts de les motiver et de coordonner leur action afin d'atteindre les objectifs fixés. Le journal d'entreprise, un portail intranet. Pour un exemple illustré voir le site: http://www.elton.fr/portfolio/quick-livret-daccueil/
  • La communication externe s'adresse aux partenaires externes à l'organisation, essentiellement pour se faire connaître, reconnaître ou pour faire connaître ses produits et ses prestations de service. Un site Web, un publipostage aux clients, un bilan social, une campagne de publicité.
  • La communication de l'information peut s'adresser à la fois à des acteurs internes et externes. On parle alors de communication globale. Une campagne de communication institutionnelle sur le comportement éthique ou écologique de l'organisation a pour objectif de valoriser son image et, par conséquent, d'améliorer l'adhésion de ses salariés autant que d'attirer une clientèle supplémentaire.

Les TIC permettent à la communication interne et externe de l'organisation d'être plus efficace. Un site Web, une visioconférence, la messagerie électronique.

En quoi les technologies transforment-elles l'information en ressource?

Enseignement et formation pédagogiques